この記事は想定ケースです。実在する企業の事例ではありません。公的な事例集に記録されている実在の事例は中小企業のDX事例は自社に当てはまるかで扱っています。
想定した会社
従業員14名の会社。管理部門3名。情報システムの専任者はおらず、総務の担当者が兼任しています。
着手前の状態
取引先とのやり取りを自動で下書きし、承認したら送信するところまで任せたい、という相談から始まった想定です。製品の候補は決まっており、契約の直前でした。権限の設定は「導入してから決める」つもりでいた、という状況です。
この順序で進めた
処理を書き出し、取り消せるかで分けた
任せたい処理を6行書き出し、取り消せるかどうかを○×で付けました。社外へのメール送信、データの削除、権限の変更の3つが×です。残りは社内で完結し、間違えても直せます。
取り消せない処理だけに承認を付けた
最初の案では全処理に承認を置く予定でした。件数を試算すると1日20件を超え、内容を読まずに押す状態になると判断し、×の3つだけに絞りました。
承認者が不在の日の動作を決めた
承認者は総務の担当者1名です。不在の日は「止める」を既定にしました。実行してしまうより、業務が止まるほうが戻せるためです。
止め方を先に確認した
契約前に、実行中の処理を中断できるかを提供元へ質問しました。回答は「次回以降の実行のみ停止できる」。この制約を承知したうえで、対象を社内業務から始めることにしました。
数値の扱い
行数、件数、人数はいずれも説明のために設定した前提です。実測値でも、特定の製品の仕様でもありません。**同じ質問をしても、回答は製品ごとに違います。**
自社に当てはめるとどうなるか
自社に当てはめる場合、順序が要点です。製品を決めてから権限を考えると、選び直しができません。実行中に止められるかどうかは、契約前にしか交渉できない項目です。
この進め方が当てはまらない場合
承認者を複数置ける規模の場合。不在時の既定動作より、承認の分担を決めるほうが先になります。任せたい処理が社内で完結するものだけの場合。取り消せる処理に承認を付けると、件数が増えて形だけになります。
よくあるご質問
全部の処理に承認を付けておけば安全ではないですか
件数が増えると、内容を読まずに承認するようになります。本当に確認すべき1件が、他の19件に埋もれます。承認は取り消せない処理だけに絞ってください。
承認者が1人しかいない場合はどうしますか
不在の日の既定動作を決めてください。止めるか、実行するかの二択です。決めていないと、不在の日に業務が止まるか、誰も見ないまま実行されるかのどちらかになります。
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