AI業務棚卸しシート

業務を1行ずつ書き出すための様式です。まず1部署ぶん、10行を目安に埋めてください。全部を埋めようとすると途中で止まります。

部署の業務をはじめて書き出す段階の方に向けた様式です。専任のIT担当がいない会社で、まず1部署ぶんを形にするところを想定しています。

使う順序

最初から全社を対象にしないでください。1部署10行を目安に埋め、埋まったところで一度眺めます。所要時間は5分単位で構いません。正確さより、行が揃っていることのほうが後で効きます。

業務名	担当	頻度	1回の所要時間	使うツール	引き継げるか	例外の有無
請求書を作成する	経理・佐藤	月1回	120分	会計ソフト、表計算	△	2件
問い合わせメールに一次回答する	総務・田中	毎日	15分	メール	○	0件

上の行は書き方を示すための例です。実在の取引ではありません。

「引き継げるか」は、担当者が不在のとき他の人が代われるかを○△×で書きます。「例外の有無」は、直近3か月に何件の例外が出たかを数字で書きます。感覚で書かないでください。所要時間は正確でなくて構いません。5分単位で足ります。

工程の順序や部署をまたぐ受け渡しを見たい場合、この様式では表せません。待ち時間と例外を記録する方法は業務可視化のやり方で扱っています。

この資料は対応する記事の手順を、そのまま書き込める形にしたものです。印刷してお使いいただけます。

必要ありません。1部署10行で止めて構いません。全部を埋めようとすると途中で止まり、埋まらなかった表だけが残ります。10行あれば、月間時間の大きい業務がどれかは見えてきます。

記憶で書かず、次にその業務が発生したときに実測してください。体感と実測はずれます。ずれたまま集計すると、改善の効果を測る段階で判断を誤ります。空欄のまま残すほうが安全です。