AI利用ツール管理台帳

契約しているAIツールを1行ずつ記録する様式です。既存のSaaS台帳がある場合は、右側の4項目だけを追加してください。

AIツールが部署ごとに増え、誰が何を契約しているか分からなくなった会社に向けた様式です。情報システム担当が兼任の場合を想定しています。

使う順序

既存のSaaS台帳があるなら、それを流用してください。右側の4項目だけを足せば足ります。ゼロから作り直すと、既存の台帳と二重管理になります。

ツール名	契約者	月額	学習利用の有無	入力してよい情報	利用記録の保存期間
生成AIチャット（有料）	代表者個人	3,000円	未確認	未定	未確認
文字起こしサービス	法人	0円	なし（管理画面で確認）	社内会議のみ	30日

上の行は書き方を示すための例です。実在の取引ではありません。

右の4項目が、通常のSaaS台帳には無い項目です。「学習利用の有無」は、提供元の設定画面で確認した結果を書きます。規約の記載ではなく、実際の設定です。「利用記録の保存期間」は、管理画面で何日前まで遡れるかを書きます。年1回、使っているかを確認し、使っていないものは契約と権限を止めてください。

台帳は棚卸しの道具であって、判断の基準ではありません。入力してよい情報の線引きそのものは生成AIに入力してはいけない情報で決めてから、この列を埋めてください。

この資料は対応する記事の手順を、そのまま書き込める形にしたものです。印刷してお使いいただけます。

規約ではなく、管理画面の設定を見て書いてください。同じ製品でも契約プランと設定で扱いが変わります。規約に書かれていても、設定が既定のままなら実態は違います。確認した日付も残してください。

載せてください。会社が管理できていない契約こそ、把握する価値があります。載せたうえで、法人契約へ移すか、使用をやめるかを決めます。載せないと、担当者が辞めた時点で存在ごと消えます。