ツールより先にルール、得意な人より先に苦手な人｜11名と40名の会社が取った着手順序

他社の事例を読むと、何を導入したかは分かります。しかし自社で同じものを入れても同じようにはなりません。順序が違うからです。この記事は、公的な事例集に記録されている2社です。従業員10〜20名で、専任のIT担当がいない事務系の会社に向けて書いています。

2社に共通していた順序

業種も規模も違う2社が、同じ順序を取っていました。ツールを入れる前に運用のルールを決め、デジタルが得意な人ではなく苦手な人から着手しています。順序が逆になると、ツールは入っているのに使われない状態になります。得意な人から広げると、苦手な人のところで止まったまま、使う人と使わない人に分かれます。以下、2社が実際に何をしたかを出典の記載どおりに示し、事務系の会社に移せる部分と移せない部分を分けます。

何から始めるかで止まるのは、人数の少ない会社です

中小企業基盤整備機構が2025年12月に全国1,000社へ行った調査では、DXに取り組むうえでの課題として「何から始めてよいかわからない」を挙げた企業が全体で13.9%でした。ところが従業員20人以下の522社に絞ると20.9%へ上がり、21人以上の470社では6.0%にとどまります。入口で止まるという課題は、人数の少ない会社に偏っています。

DXに取り組むうえでの課題	従業員20人以下（n=522）	従業員21人以上（n=470）
何から始めてよいかわからない	20.9%	6.0%
予算の確保が難しい	28.1%	23.6%
具体的な効果や成果が見えない	22.5%	20.2%
ITに関わる人材が足りない	21.1%	36.4%

出典: 中小企業基盤整備機構「中小企業のDX推進に関する調査（2025年）」（2026年2月公表／調査期間 2025年12月5日〜18日／全国の中小企業1,000社へのWebアンケート／確認日 2026年9月8日）。人材の不足は21人以上のほうが強く出ており、入口で迷う課題とは分布が逆を向いています。読者の規模では、道具の不足より着手順序のほうが先に効いてきます。

扱う2社

項目	株式会社ティル	城善建設株式会社
所在地	東京都豊島区	和歌山県和歌山市
従業員数	11名	40人
業種	グラフィックデザイン	宅地造成・注文住宅の設計施工、一般土木
設立	1983年3月	1993年6月
取り組みの時期	1996年から段階的	2018年開始

出典: 東京商工会議所「デジタル化支援」事例 vol.6（掲載日の記載なし／確認日 2026年9月1日）、J-Net21「中小企業とDX」（中小機構／2023年3月6日掲載／確認日 2026年9月1日）ティルは従業員11名で、読者の規模と重なります。城善建設は40人で2〜4倍あり、後述する1対1の指導を全社に回せる人員の前提が違います。

2社が動いたのは、3段階のうちどこか

同じ調査は、DXを3つの段階に分けて説明しています。紙の作業をデジタルへ置き換える「デジタイゼーション」、業務フローやプロセス全体をデジタル化する「デジタライゼーション」、デジタル技術で新しい付加価値を生みビジネスモデルを変える「デジタルトランスフォーメーション」の3つです。この区別を理解していると答えた企業は49.2%で、全体のほぼ半数にとどまりました。

既に取り組んでいる189社の進み具合は、デジタイゼーションが32.3%、デジタライゼーションが32.8%、デジタルトランスフォーメーションが27.0%でした。この記事で扱う2社の内容も、大半は前半の2段階に入ります。経理書類の電子化フォーマットとクラウドストレージへの集約は紙の置き換えにあたり、情報共有のルールと業務管理システムの連携は業務フロー側です。事業のかたちを変えた話ではないため、読者が最初に着手する範囲もここだと考えて差し支えありません。

ティルがやったこと（11名・デザイン）

着手前の状態として、残業の多い業界で残業削減と休暇取得の促進が必要だったこと、子育て中の従業員3名を含む働き方の改善が課題だったこと、在宅勤務の環境が未整備だったことが記載されています。実施した内容は次のとおりです。

進行中の仕事のデータを一括で管理するルールを確立しました。社員と家族の誕生日を休暇にする制度を作る。情報共有のルールを徹底し、進行状況のコメント記載と、修正箇所・日付の明記を求めています。リモートアクセスのサービスを導入し、スマートフォンを社員に支給した。ビジネスチャットを導入して、スケジュールとタスクを管理しています。執務フロアを縮小し、出社の割合を約3割にする。経理書類の電子化フォーマットも整備しました。順番に注目します。1と3がルールで、4以降がツールです。データの置き場所と、共有するときに何を書くかを先に決めています。

結果として、残業時間がほぼゼロのまま業務効率を維持し、出社の減少で事務所経費を削減したと記載されています。ただし削減時間も削減額も、費用も、出典に数値の記載はありません。

城善建設がやったこと（40人・建設）

着手前は、顧客情報や図面が個人のパソコンに蓄積され、持ち主しか見られない状態でした。紙の業務が多く、パソコンが壊れたときに情報が消える危険と、機会の損失が生じていたと記載されています。

2018年に取り組みを始め、クラウドストレージ、業務管理システム、ビジネスチャットの3つを連携させています。この事例で目を引くのは導入の進め方です。社員への指導を1対1で行い、デジタルが苦手なベテラン社員から着手しました。出典には、この指導が一筋縄ではいかなかったとも書かれています。

結果として、申請書類の作成が最低2日から約10分になり、残業が激減して繁忙期も定時退社を実現、現場訪問数が1日3か所から5〜6か所に増えたと記載されています。

この数値は建設業の許認可書類と現場訪問のものです。事務系の会社が目標値として転用できるものではありません。

事務系に移せる部分と、移せない部分

内容	移せるか	理由
ファイルの一括管理ルール	移せる	置き場所を決めるだけで、業種を選ばない
共有時に何を書くかのルール	移せる	進行状況・修正箇所・日付は事務処理でも同じ
クラウドストレージ、ビジネスチャット	移せる	内勤の情報共有に置き換えられる
経理書類の電子化フォーマット	移せる	事務系の中心にあたる
苦手な人から1対1で始める順序	移せる	人数が少ないほど実行しやすい
執務フロアの縮小	移せない	賃貸契約の条件が前提になる
現場へのタブレット導入	移せない	対応する業務がない
申請書類の短縮幅	移せない	建設業の許認可書類に固有の数値

移せる側だけを見ると、どちらの会社も置き場所と書き方を決めてから、道具を入れています。

苦手な人から始める理由

ここからは当方の見解です。出典に理由は書かれていません。

得意な人から始めると、その人は自分で工夫して使えるようになります。うまくいったように見えますが、そこで得られるのは「使える人が使えた」という事実だけです。苦手な人が詰まる箇所は、まだ何も分かっていません。

苦手な人から始めると、最初に詰まる箇所が全部出てきます。そこを解いたルールは、他の全員に通用します。順序を逆にすると、最後に残った人のところで止まり、そこから先に進まなくなります。

この点は、導入したのに使われない状態の分析とつながります。詳しくはAIを入れたのに使われないで扱っています。

ルールを先に決めると、何が変わるか

2社が先に決めたのは、置き場所と書き方でした。順序を逆にした場合と比べると、違いは3つ出ます。

	ルールが先	ツールが先
移行のとき	置き場所が決まっているので、そのまま移せる	個人ごとの置き方をツールへ持ち込む
ツールを替えるとき	ルールは残る。次の製品でも同じ運用ができる	ツールと一緒に運用も消える
使わない人が出たとき	ルール違反として指摘できる	ツールを使うかどうかの好みの話になる

3つ目が実務では効きます。置き場所を決めていないと、共有フォルダに置かない人を注意する根拠がありません。ツールを入れただけでは、使う人と使わない人に分かれます。

ティルが情報共有のルールとして挙げているのは、進行状況をコメントで書くこと、修正箇所と日付を明記することの2点です。どちらも道具に依存しません。紙でも表計算でも成立します。

城善建設の着手前の状態は、顧客情報や図面が個人のパソコンにあり、持ち主しか見られない状態でした。これはツールが無かったからではなく、置き場所が決まっていなかったからです。クラウドストレージを入れても、置き場所を決めなければ同じことが起きます。

先に決める3つと、決めていないときに起きること

2社の記載から取り出せるルールは、どれもツールを買わずに決められるものです。決める対象は3つに絞れます。どこに置くか、共有するときに何を書くか、いつ誰が見直すか。順に並べると次のようになります。

決めること	2社での該当箇所	決めていないと起きること
どこに置くか	ティルの進行中データの一括管理、城善建設のクラウドストレージへの集約	同じ資料が個人のパソコンと共有先に分かれて残る
共有するときに何を書くか	ティルの進行状況コメント、修正箇所と日付の明記	最新版がどれか判別できず、開いた人が確認に戻る
いつ誰が見直すか	出典に記載なし	決めた直後だけ守られ、数か月で元の置き方へ戻る

3つ目は2社の出典に書かれていないため、当方の見解として補いました。置き場所と書き方を決めても、見直す人と時期を決めなければ元へ戻ります。ここまでは費用が発生しないので、ツールの比較検討と並行させる必要はなく、先に済ませてしまえます。

出典に数値があるか

知りたいこと	ティル	城善建設
費用	記載なし	記載なし
削減時間	記載なし	申請書類 2日→約10分
各施策の所要期間	記載なし	記載なし
指導にかかった工数	—	記載なし
ツールを選んだ理由	記載なし	記載なし

費用はどちらにも記載がないままです。この2社を根拠に自社の予算を組むことはできません。取り出せるのは順序です。

進めた後に出てきた課題

ティルの出典には、テレワークが進んだ後に新しい課題が出たことが記載されています。孤独感・孤立感への対応が必要になり、特に一人暮らしの社員の精神的なケアが課題になったこと。もうひとつは通信環境で、状態が悪いとオンライン会議や共有サーバへの接続が途切れることです。

これは失敗ではなく、進んだ結果として出てきた課題です。公表される事例では、この段階まで書かれているものは多くないのです。対処の内容は出典に記載がないため、ここでは扱えません。

1対1の指導を、10〜20名でどう回すか

城善建設は40人で1対1の指導を実施しています。人数が半分以下の会社では、むしろ実行しやすい方法です。ただし出典には、指導にかかった工数も進め方も記載がありません。

以下は当方の見解です。少人数で回す場合、順序は次のようになります。

操作にいちばん不安がある人を1人選びます。その人が実際にやる作業を、一緒に画面を見ながら1回通す。詰まった箇所はその場で書き留めます。書き留めた内容をもとに、手順を1枚にまとめる。次の人には、その1枚を渡してから始めてもらいます。

3が要点です。詰まった箇所は、教えている最中にしか見えないものです。後から「分からないところはありますか」と聞いても出てきません。

この方法は時間がかかります。10名なら10回分です。ただし得意な人から始めて全員に配る方法と比べたとき、最後に残る人の数が違います。

よくあるご質問

11名の会社と40名の会社で、同じ順序でよいのですか

着手の順序は共通して使えます。2社は業種も規模も違いますが、どちらもツールより先に運用ルールを決めています。一方で、1対1の指導をそのまま真似できるのは人数が少ない側だけです。人数が増えると、教える側の時間が先に足りなくなります。

ルールを先に決めると、着手が遅くなりませんか

決める範囲を「どこに置くか」「誰が直すか」「いつ見直すか」の3点に絞れば、着手前に決め切れます。逆にした場合、ツールを入れた後で置き場所が分かれ、同じ資料が複数の場所に残ります。戻す作業のほうが時間を取られます。

デジタルが苦手な人から始めると、進みが遅くなりませんか

最初の1業務は遅くなります。ただし苦手な人が使える手順は、他の人がそのまま使えます。得意な人から始めると、その人しか回せない手順が残り、二人目で止まります。

2社の順序をそのまま置き換えると、最初にやることは2つです。共有ファイルの置き場所を1か所に決めること。そして共有するときに何を書くか（更新日、担当、状態）を決めることです。どちらもツールを買わずにできます。

そのうえで導入に進む場合、最初に教える相手は、社内でいちばん操作に不安がある人になります。

業務の記録から始める場合は業務棚卸し表の作り方、事例が自社に当てはまるかの判定は中小企業のDX事例は自社に当てはまるかで扱っています。

着手の順序に迷う場合は、お問い合わせからご連絡ください。