シャドーAIとは｜監視ツールなしで実態を把握する中小企業の対策

この記事は、社員が会社の把握していないAIサービスを業務に使っている状態、いわゆるシャドーAIに対処したい中小企業の経営者と管理部門に向けたものです。この分野の解説記事は、通信を監視する製品や情報の持ち出しを防ぐ製品の導入、そして複数部門から成る委員会の設置を前提に書かれています。10〜20名規模の会社では、どちらも用意できません。

この記事では、追加費用をかけずに実態を把握する方法と、把握した後に承認済みの環境へ移す手順を扱います。監視製品の比較は扱いません。

シャドーAIとは｜シャドーITとの違い

シャドーAIとは、会社の承認を経ないまま、従業員が業務でAIを使っている状態を指します。無料の対話型AIへ社内の文章を貼り付ける使い方だけではありません。業務用のアカウントで外部のAIサービスへログインし、メールやカレンダーやファイルへの連携を許可している場合も、すでに契約しているSaaSへ後から入ったAI機能を既定のまま使っている場合も、会社が把握していないなら同じ状態に入ります。

呼び名がシャドーITに似ているため同じものとして扱われがちですが、持ち込まれるものと気付き方が違います。シャドーITは会社の知らない道具が増える話で、請求書と端末の画面に新しい名前が出るため、比較的たどれました。シャドーAIは既存の道具の中に機能として増えることがあり、契約も端末も変わらないまま、業務データだけが外部の処理へ渡ります。

比較する観点	シャドーIT	シャドーAI
持ち込まれるもの	会社が契約していない外部サービスや機器	承認を経ていないAIの利用。既存サービスへ後から入った機能も含む
気付き方	請求と端末の画面に、見慣れない名前が出る	名前が増えないまま機能だけが増え、請求にも現れないことがある
止まらない理由	業務に必要な機能が、社内の道具では足りない	使うと業務が速く終わり、代わりの環境が用意されていない
残る記録	契約と支払いの記録が会社側に残りやすい	無料枠と個人アカウントでは、会社側に記録が残らない

放置しても、すぐに事故として表面化するとは限りません。だからこそ、起きたときに何が失われるのかを先に見ておきます。次の表に並べた4つは、重い軽いの順番があるわけではなく、同じ1回の利用から同時に発生し得るものです。自社にどれが当てはまるかで、可視化を急ぐ理由が決まってきます。

起きること	具体的に何が失われるか
入力した情報が外部に保存される	会社の管理外に社内文書と顧客情報の写しが残り、削除も確認も自社ではできない
委託先や取引先との約束に反する	秘密保持契約や委託契約で約束した情報の取扱い範囲を、知らないうちに超える
出力の誤りが業務へ入り込む	確認されないまま社外文書や見積の根拠に使われ、後から訂正の連絡が必要になる
費用を二重に払う	同じ用途のサービスを部署ごとに個人契約し、法人契約より高い金額を払い続ける

結論

シャドーAI対策に監視製品は必須ではありません。費用の記録、既存環境の管理画面、本人への確認。この3経路で見つかった分に手を打てば、リスクの大半は下がります。

順序を守ります。可視化してから、安全な環境を用意し、そちらへ移す。禁止は代替環境を用意した後の話です。順序を逆にすると、利用が見えなくなるだけで量は減りません。

全面禁止が機能しない理由

把握していない利用が見つかったとき、最初に出てくる案は「禁止する」です。しかしこれは実務上ほとんど機能しません。理由は3つあります。禁止しても、私物の端末と個人のアカウントでの利用は止められない。禁止すると申告されなくなり、実態がさらに見えなくなる。すでに業務が速くなっている人にとって、禁止は業務の後退になります。

2番目が最も厄介です。禁止した瞬間、利用は見えないところへ移るだけで、量は減りません。会社が把握できる情報だけが減ります。取るべき順序は、可視化してから、安全な環境を用意し、そちらへ移すことです。禁止は最後の手段であり、代替環境を用意せずに使う手ではありません。

この見立ては、社外の調査でも裏づけがあります。Menlo Security が2025年8月に公表した調査では、従業員の68%が個人アカウント経由で無料枠のAIツールを業務に使っており、そのうち57%が機微な情報を入力していたと報告されました。禁止が届くのは会社が管理している端末とアカウントだけで、私物端末と個人アカウントは、はじめから届く範囲の外にあります。

まず可視化する｜追加費用なしで分かること

通信監視の製品がなくても、次の3つの経路から相当な範囲が見えます。いずれも今日から着手できます。

経路1｜費用の記録

最も確実で、最も見落とされている経路です。費用が発生している利用は、必ずどこかに記録が残ります。経費精算の申請内容としてサービス名、月額、申請者。法人カードの利用明細、銀行口座の引き落とし履歴、立替金の精算記録。これらを数か月分さかのぼって確認します。

経理の処理記録を3か月分見るだけで、把握していなかったサービスが出てくることは珍しくありません。摘要が「ソフトウェア利用料」だけになっている項目は、申請者へ内容を確認します。

経路2｜既存環境の管理画面

Microsoft 365 や Google Workspace を使っている場合、管理画面の標準機能で確認できることがあります。追加契約は不要です。

確認する場所	見えるもの
外部アプリの連携許可の履歴	会社アカウントで連携を許可した外部サービスの一覧
サインインの記録	業務アカウントがどのサービスへ使われたか
端末管理の一覧（設定している場合）	業務端末にインストールされているアプリ
ブラウザ拡張の管理画面	業務端末のブラウザへ追加された拡張機能の一覧と、その権限
OAuth連携（サードパーティアプリのアクセス許可）の一覧	会社アカウントの情報へ、いまどの外部サービスがどの権限で接続しているか

1行目が有効です。多くのAIサービスは、便利に使うために会社のアカウントでのログインや、メール・カレンダー・ファイルへの連携許可を求めます。この許可はOAuth連携として記録に残り、どの外部サービスへどの権限を渡したかを一覧で確認できます。ブラウザ拡張として入るAIサービスも同じで、拡張の一覧と権限を見れば、閲覧しているページの内容を読み取る設定になっていないかが分かります。

確認できる項目と保持期間は契約プランによって異なります。まず自社の管理画面で何が見えるかを確認します。見えないことが分かるのも成果です。

経路3｜本人への確認

無料で使えるサービスや私物端末での利用は、記録に残らないためです。ここは聞くしかありません。ただし聞き方が結果を左右します。処罰しないことを明示しない限り、申告されません。調査票の設問例と、正直に答えてもらうための条件は別記事で扱います。ここでは、聞くこと自体を可視化の手段として位置づけておきます。

この方法で分からないこと

限界を明示しておきます。上記3経路でも、実際に入力された情報の内容までは分かりません。私物端末での無料サービス利用のうち申告されなかったもの、業務で使っている他社サービスに組み込まれたAI機能の利用状況も同様です。

完全な把握は、監視製品を導入しても実現しません。目的は全数把握ではなく、対処すべき利用を見つけることです。3経路で見つかった分に手を打つだけで、リスクの大半は下がります。

監視製品を検討に入れる目安

3経路では足りなくなる時期も来ます。人数が増えて経理の記録では追いきれなくなったとき、あるいは扱う情報に個人情報や取引先の秘密情報が増えたときです。監視製品は「入れれば全部分かる」道具ではなく、見せてくれる範囲が種類ごとにはっきり違います。いまは不要と判断するためにも、何がどこまで見える道具なのかは知っておいてください。

製品カテゴリ	見せてくれるもの	検討に入る目安
SaaS管理	会社アカウントで契約・連携している外部サービスの一覧と利用者	部署ごとに契約が分かれ、台帳の更新が追いつかなくなったとき
CASB／SWG	業務ネットワークから、どのAIサービスへ接続しているか	業務端末が社内ネットワークに集まり、接続先を止める必要が出たとき
DLP	送信や貼り付けの内容に、決めた種類の情報が含まれていないか	個人情報や取引先の秘密情報を扱う業務で、AIの利用を認めたとき
ブラウザ管理	業務ブラウザの拡張機能と、閲覧中のページからの持ち出し	業務の大半がブラウザ上で完結し、拡張の追加を制御したいとき

どれも月額の費用と、運用する担当者が要ります。10〜20名で、扱う情報が公開情報と社内文書の範囲に収まっているうちは、3経路の確認で足りると考えてよいはずです。上の目安に1つでも当てはまったら、その用途に必要な1つだけを検討してください。全部を同時に導入する理由はありません。

見落とされやすい「気付かないうちの利用」

本人が「AIを使っている」と認識していない利用があります。すでに契約している業務サービスへ、AI機能が後から追加される場合で、SaaSに組み込まれたAI機能と呼ばれます。会議サービスに文字起こしと要約の機能が追加された、メールや文書作成ソフトに下書き生成の機能が入った、顧客管理や会計のサービスに内容の自動分類が入った、といった形です。

この場合、利用者は新しいサービスを契約していないため、申請も申告もされません。しかし業務データがAIの処理に渡っている点は同じです。既存契約の更新案内や機能追加の通知を確認し、追加された機能の扱いを決めます。

既定で有効になっている場合があります。管理画面で機能ごとに無効化できるかを確認し、扱う情報の範囲に照らして判断します。ここは新規サービスの管理より優先度が高い場合があります。すでに業務の中心データが入っているためです。

処罰しないと決める

可視化を始める前に、社内へ「申告した内容で不利益を受けることはない」と明示します。これが対策全体の前提になります。理由は単純です。シャドーAIを使っている人の多くは、悪意ではなく業務を早く終わらせたいという動機で使っています。会社が用意した環境が不便か、そもそも用意されていないから、自分で見つけて使うことになります。ここを責めると、対策に必要な情報が出てこなくなります。

これは法令上の要求ではなく、運用上の判断です。法令上の要求ではなく、正確な把握と早い初動を得るための運用上の判断です。あわせて次の2点も決めます。すでに入力してしまった情報についても、申告すれば責任を問わない。ただし今後は決めた環境を使う、という約束と引き換えにします。

免責は無条件ではなく、移行への合意と引き換えにします。この対応で、可視化と移行を同時に進められます。

承認済み環境へ移す手順

見つかった利用を、会社が管理できる環境へ移します。順序があります。

順序	やること	決めておくこと
1	何に使われているかを用途で分類する	用途が同じものは1つの環境に集約できる
2	用途ごとに、会社として使う環境を決める	法人契約が可能か、必要な設定ができるか
3	移行日を決めて本人へ伝える	移行日、移行後の連絡先、旧環境の扱い
4	旧環境を解約または利用停止する	誰が解約手続きをするか
5	台帳へ記録する	契約主体、入力してよい情報の範囲、確認日

4番目を省略すると新旧が併存し、旧環境が使われ続けます。移行案内だけを出して旧環境を残すのは、最もよくある失敗です。個人契約の場合は本人に解約してもらう必要があるため、移行日と解約日を明示します。

また、旧環境に入力した内容が本人のアカウントに残ります。必要に応じて履歴の削除も依頼します。会社に権限がないため、依頼するしかありません。移行先の環境で入力してよい情報の範囲を決める方法は生成AIの情報漏えいを防ぐ社内運用の作り方、ルール全体の項目立ては生成AIの社内ルールに必要な項目で扱っています。

移せない業務の扱い

すべてが移せるわけではありません。移せない場合の判断を先に決めておくと、そこで対応が止まらずに済みます。

移せない理由	取る対応
法人契約のプランがない	その用途では扱う情報を公開情報だけに限定する
費用が見合わない	利用者を限定し、扱う情報の範囲も限定する
必要な設定（学習利用の停止など）ができない	業務での利用を認めない。代替サービスを探す
業務そのものが例外的で、頻度が低い	都度申請とし、常用は認めない

3行目だけは妥協しません。設定を確認できないサービスに社内情報を入れることは、管理できていない状態と同じです。代替がない場合は、その業務でAIを使わないという判断も選択肢に入ります。

再発を防ぐ

一度整理しても、新しいサービスは次々に出てきます。禁止を強めるより、次の3つを用意するほうが効果があります。

1｜使いたいときの申請先を1つにする

「これを使いたい」と言える先を1つ決め、回答の目安時間も示します。申請が面倒か、回答が遅いと、また勝手に使われます。数日で回答できる体制にします。

2｜承認済みの環境を使いやすくする

会社が用意した環境が不便だと、シャドーAIは必ず再発します。使いにくい理由を利用者から聞いて直すところまでが対策です。承認済み環境の使い勝手が、対策の実効性を決めます。

3｜年1回、費用の記録を見直す

経路1の確認を年1回の作業として予定に入れます。1〜2時間で終わります。日付を決めておかないと実施されません。

把握できた利用を、申請という形で運用へ載せる段階では生成AIの利用申請｜却下の基準がないと、申請制は形だけになるを参照してください。申請を必要にする範囲と、断る理由の決め方を扱っています。

社内ルールをどこまで作ればよいかは、AI法は2025年9月に全面施行されたで、公的な枠組みの側から整理しています。

経営者に説明するとき

ここまでの対応は、担当者だけでは決められません。承認済み環境の契約も、旧環境の解約も、費用と権限の判断が要ります。中小企業ではその判断をするのが社長本人で、稟議書の書式より、口頭で伝える3点が結果を左右します。いま社内で何が起きているか、移した後に毎月いくらかかるか、移さなかった場合に何が残るかです。

数字を1つ添えると、話が早く進みます。自社の何らかの業務で生成AIを利用していると答えた日本企業は86.4%で、その一方、組織的な取組はないと答えた企業が27.0%あります。この2つを並べれば、うちだけで起きている話ではないことと、自社がいま対策していない側に入っていることが同時に伝わるはずです。求めるのは禁止の決裁ではなく、使える場所を用意する決裁です。

移さなかった場合に残るリスクは、金額へ換算しないでください。根拠のない試算は、数字だけが後で独り歩きします。代わりに、いま社外へ置かれている情報の種類と、それが取引先との契約で約束した範囲を超えているかどうかを並べて見せます。判断に必要なのは被害額の予測ではなく、超えているか超えていないかです。

公的資料での位置づけ

令和8年版情報通信白書は、シャドーAIを名指しで扱っています。社員が個人の判断でAIを業務に使用する「シャドーAI」は、入力した機密情報の流出等のリスクを孕むという記載です。

対処として白書が挙げているのは、禁止ではありません。企業内に情報漏えい対策等を適切に施した生成AIの活用環境を整備し、あわせて利用時のルールやガイドラインを整備・周知することで、生成AIを個人作業の効率化のために安全に活用できるようになる、という順序です。

つまり使える場所を先に用意してから、ルールを周知する形が示されています。ルールだけを先に出すと、使える場所が無いまま禁止事項だけが増えます。把握できていない利用が事故につながった実例は、生成AIの情報漏えい事例で扱っています。開発を外部へ出している場合、確認する相手も範囲も変わります。AI生成コードのセキュリティをご覧ください。

同じ白書には、シャドーAIが生まれる土壌が数字で出ています。自社の何らかの業務で生成AIを利用していると回答した日本企業は86.4%で、2024年度の企業向け調査に比べて大幅に上昇しました。一方、生成AIの活用による業務変革等について「組織的な取組はない」と回答した企業は27.0%と約3割にのぼり、米国・ドイツ・中国に比べて顕著に高い水準です。使っている企業は9割近いのに、組織として何もしていない企業が3割弱ある。この差がシャドーAIの正体です。

規模による差も出ています。生成AIを「積極的に活用する方針である」「領域を限定して利用する方針である」と答えた合計は日本全体で68.9%、企業規模別では大企業74.0%に対し中小企業は58.1%にとどまりました。不適切な利用を防ぐ取組としては「全社的な指針やガイドラインを整備している」が41.1%で最も多く挙がっています。方針を決めている会社ほど、使える場所とルールを先に用意している形です。

外部の脅威としての位置づけも変わりました。IPAが公表した情報セキュリティ10大脅威 2026の組織編では、「AIの利用をめぐるサイバーリスク」が3位に初めて選出されています。順位そのものより、AIの使い方が事故の原因として数え上げられる段階に入った、という点が中小企業には重要です。把握していない利用を放置した期間が、そのまま説明のつかない期間になります。

出典

• 総務省「令和8年版 情報通信白書」第Ⅰ部 AI導入・活用による効果創出のステップ　2026年9月2日確認
• 総務省「令和8年版 情報通信白書」第Ⅰ部 企業における生成AIの利用状況　2026年9月6日確認
• 総務省「令和8年版 情報通信白書」第Ⅰ部 生成AIの活用による業務変革等の取組状況　2026年9月6日確認
• 総務省「令和8年版 情報通信白書」第Ⅰ部 企業における生成AIの活用方針　2026年9月6日確認
• 総務省「令和8年版 情報通信白書」第Ⅰ部 生成AIの不適切な利用を防ぐ取組　2026年9月6日確認
• IPA（情報処理推進機構）情報セキュリティ10大脅威 2026　2026年9月6日確認

よくあるご質問

私物の端末での利用はどう扱いますか

業務情報を扱う限り、会社の管理対象です。端末の所有者は関係ありません。私物端末での利用を認めるかどうかを先に決め、認める場合は入力してよい情報の範囲を端末によらず同じにします。

承認するツールは増やすべきですか

業務上の必要があれば増やします。少なく絞りすぎると、代わりに個人利用が戻ります。増やす場合は、契約主体と設定の確認を同じ手順で行い、台帳へ加えます。

取引先が生成AIを使っている場合はどうしますか

自社が提供した情報の扱いを確認します。確認する内容は、入力の可否、学習利用の有無、再委託の有無の3点です。契約書に記載がない場合は、覚書で補う方法があります。

まず全面禁止にしてから整備してはいけませんか

順序が逆です。禁止を先に出すと、その日から申告が止まり、会社が把握できる情報だけが減ります。利用そのものは私物端末と個人アカウントへ移るため、量はほとんど変わりません。先に用意するのは代替の環境で、承認済みの環境ができてから、それ以外を使わないという形で禁止を効かせます。

無料版で学習をオフにすれば安全ですか

学習に使わない設定と、入力した内容が保存されないことは別の話です。設定を変えても、入力内容はサービス側に一定期間保存され、不正利用の確認などの目的で提供元の担当者が閲覧できる場合があります。さらに無料版は契約主体が個人のままで、会社には削除を求める権限も、設定が守られているかを確かめる権限もありません。業務情報を扱うなら、法人契約と管理者による設定の確認までを条件にしてください。

今週着手するなら、経理へ直近3か月の経費精算とカード明細を確認する依頼を出すところまでです。ここで出てきたサービス名が、対処の出発点になります。

AIを前提とした業務再設計という全体像での位置づけはAXとは何かを参照してください。

手順のどこで詰まるかは会社ごとに違います。お問い合わせから、現在の状況をお知らせください。